Handelsfakturor och proformafakturor är båda viktiga i handelsprocessen. Vi reder ut vad skillnaden mellan en handelsfaktura och proformafaktura är!
Att förstå skillnaderna mellan handelsfaktura och proformafaktura är avgörande för att hantera transaktioner effektivt och säkerställa att alla dokumentationskrav uppfylls. I den här artikeln förklarar vi de viktigaste skillnaderna mellan dessa två typer av fakturor och ger dig vägledning om när du ska använda dem.
Vad är en handelsfaktura?
En handelsfaktura är ett officiellt dokument i internationell handel. Den fungerar som ett bindande försäljningsavtal mellan säljaren och köparen – en viktig aspekt för att förstå vad skillnaden mellan en handelsfaktura och proformafaktura är.
Handelsfakturan innehåller detaljerad information om de sålda varorna eller tjänsterna, inklusive beskrivning, kvantitet, pris, leveransvillkor, betalningsvillkor och ursprungsland. Handelsfakturan krävs för tullklarering och är nödvändig för att fastställa tullvärdet på varorna.
Vad är en proformafaktura?
En proformafaktura är en preliminär faktura som ger köparen en uppskattning av vad som förväntas betalas när transaktionen är genomförd. Proformafaktura betyder att det är en faktura som enbart upprättas för formens skull (pro forma). Det innebär att du inte behöver bokföra proformafakturor. Något som är viktigt att ha i åtanke för att förstå skillnaderna mellan en handelsfaktura och proformafaktura.
Proformafakturan används oftast innan varor skickas eller innan det definitiva köpeavtalet har slutförts. Fakturan innehåller detaljer om varorna, men på ett övergripande sätt.
Så, vad är skillnaden mellan en handelsfaktura och proformafaktura?
Ja, vad är egentligen skillnaden mellan en handelsfaktura och proformafaktura? Nu när vi gått igenom vad en handels- och proformafaktura är behöver vi reda ut skillnaderna. Båda fakturorna kan se liknande ut och innehålla liknande information. Men det finns några nyckelskillnader. Vi listar dem nedan:
● Bindande vs. icke-bindande
Handelsfakturan är ett bindande dokument som fastställer det slutliga avtalet mellan säljare och köpare. Proformafakturan är icke-bindande och fungerar som ett preliminärt kostnadsförslag.
● Syfte
Handelsfakturan används för att bestämma tullvärde och för tullklarering. Proformafakturans syfte är att ge en preliminär uppskattning eller begäran om betalning innan varor skickas.
● Giltighetstid
Proformafakturan har ofta en giltighetstid och ett utgångsdatum. Efter det datumet kan priset eller andra villkor ändras. Handelsfakturan representerar den faktiska affären och har inget utgångsdatum.
Ska ditt företag frakta varor? Läs vår artikel om fraktkostnader.
Då ska du använda dig av en handelsfaktura
Använd en handelsfaktura när:
- Affären är slutgiltig
När varorna är redo för frakt behöver du upprätta en handelsfaktura som kan följa med varorna.
- Varorna ska igenom tullen
Om du exporterar eller importerar varor internationellt kommer varorna gå igenom tullen. Du behöver en handelsfaktura för att klara dina varor genom tullen. Tullmyndigheterna kommer att använda informationen på fakturan för att bestämma tullavgiften.
Läs mer om hur du navigerar dina varor genom tullen här.
Checklista för handelsfaktura
- Fullständiga namn- och adressuppgifter. Gäller både avsändare och mottagare.
- Importörens namn och adress, om annan än mottagaren.
- Korrekt och fullständig beskrivning av varorna i försändelsen. Inklusive:
- HTS kod.
- Material/ämnesförteckning för de varor som kräver det.
- Värdet för varje vare (både per enhet och totalt). Det ska tydligt framgå vilken valuta som används.
- Anledning till import.
Då ska du använda dig av en proformafaktura
Använd en proformafaktura:
- Innan affären är slutgiltig
När du vill ge en kostnadsuppskattning kan du skicka en proformafaktura. På så sätt ger du köparen en uppfattning om förväntade kostnader.
- Vid förskottsbetalning
En proformafaktura kan användas när förskottsbetalning önskas. Innan varor eller tjänster skickas kan fakturan användas som en begäran om betalning.
- Innan en handelsfaktura är klar
Om du inte har alla detaljer för handelsfakturan än, men vill ge köparen en skriftlig sammanställning, kan proformafaktura vara ett bra alternativ.
Checklista för proformafaktura
- Fullständiga namn- och adressuppgifter. Gäller både avsändare och mottagare.
- Beskrivning av varor.
- Kostnadsuppskattning för varorna som ska levereras.
- Anledning till fakturan.
- Om det finns tillgängligt inkluderas även förväntad leveransadress och leveranstid.
- Specifika villkor eller krav relaterade till affären (t.ex. betalningsvillkor, särskilda instruktioner)
Anlita ett hållbart logistikföretag
Ska ditt företag frakta internationellt? Vi på Bertling erbjuder omfattande transport- och logistiktjänster till och från platser över hela världen. Vi arbetar tätt tillsammans med dig som kund samt med våra kontor, affärspartner och underleverantörer för att skapa skräddarsydda logistiklösningar för varje projekt.
Vi hjälper dig med sjöfrakt, flygfrakt, vägtransport och projektlogistik.
Våra experter har både den erfarenhet och kunskap som krävs för att utveckla effektiva helhetslösningar. Dessutom har de stenkoll på vad skillnaden mellan en handelsfakturan och proformafaktura är och kan guida dig genom hela processen. Oavsett vilken typ av transport det handlar om, godsets volym eller om det är ett känsligt eller farligt föremål, är vi här för att hjälpa dig.
Läs också: Vad kostar det att frakta inom och utanför Europa?
Kontakta oss, så hjälper vi dig med dina frågor!
